IOM Summit 2017 und was Legosteine mit der erfolgreichen Einführung eines Enterprise Social Network zu tun haben.

Oktober 27, 2017

Am 19. und 20. September hatten wir die Ehre, als Sponsoren und Teilnehmer beim IOM Summit 2017 dabei zu sein, einer Fachkonferenz zum Digital Workplace und zu Kollaborationsmanagement. Es war eine tolle Chance, uns in zahlreichen Gesprächen zu Chancen, Herausforderungen und Best Practices auszutauschen und bei einem Blick über den Tellerrand seine eigene Blase einmal mehr zu verlassen und sich neu inspirieren zu lassen.

 

Zahlreichne Redner referierten zu den Themen Social Collaboration, Social Intranet und Enterprise Social Network. Obwohl das Rad hier nicht neu erfunden wurde, war es interessant, zu beobachten, dass die Herausforderungen tatsächlich immer wieder ähnliche sind. Größtenteils betrifft das anfangs die Technologie (Fragen zur Datensicherheit und zum Berechtigungsmanagement müssen geklärt werden). Im nächsten Schritt, wenn die ersten Nutzer auf die Plattform kommen, ist es nach wie vor eine große Hürde, Eintrittsbarrieren klein zu halten und die Adaptionsrate mit diversen Maßnahmen zu erhöhen. Viele Möglichkeiten, wie es funktionieren könnte, wurden gezeigt, jedoch ist die Anwendung dieser teils sehr innovativen Ideen nicht immer von Erfolg begleitet. Die Unternehmen sind von ihrer jeweiligen Kultur und von den Rahmenbedingungen her so unterschiedlich, dass eine Maßnahme einem Unternehmen den Durchbruch bezüglich der Adaptionsrate bedeutet, in einem anderen jedoch keine Reaktion, wenn nicht sogar eine negative zeigt.

 

Nichtsdestotrotz war es aber natürlich spannend, Einblicke in diese verschiedensten Herangehensweisen zu bekommen und sie als Inspiration und Impulse mitzunehmen. Zwei diese Impulse möchten wir hier besonders hervorheben, nämlich zum einen Working out Loud (WOL) und zum anderen die Lego-Methode.

 

Working Out Loud is eine Methode, um Mitarbeiter selbst reflektieren zu lassen, sich mit ihren Zielen auseinander zu setzen und durch das „zufällige“ vernetzen mit Kollegen aus den unterschiedlichen Hierarchieebenen bzw. Bereichen eine Lösung herbeizuführen. Dabei wird die Lösung nicht zwangsläufig innerhalb des WOL Workshops gelöst, sondern es werden Erfahrungen zu ähnlichen Problemstellungen, Ansprechpartnern und weiteres ausgetauscht. Die Zeitspanne von 12 Wochen á 1h mit festdefinierten Formaten soll am Ende dabei helfen, das Ziel zu erreichen bzw. einen Weg zu erarbeiten es zu erreichen.

 

„Welche Komponenten gehörten zu einer erfolgreichen Einführung und Nutzung eines Digital Workplace?“

Diese Fragestellung kann man auf vielen verschiedenen Wegen versuchen, zu beantworten, zu diskutieren. Wie würden Sie die Antwort in Lego-Steinen darstellen? Hm. Gute Frage. Dieser haben wir uns im Lego-Workshop gewidment. Wir saßen also vor einem Säckchen gefüllt mit bunten Steinchen und sollten damit unsere Antwort bauen. Was erstmal komplex und auch abstrakt klang, war schlussendlich tatsächlich praktischer und einfacher, als wir das vermutet hatten: während man jedem Steinchen eine bestimmte Bedeutung gibt und dieses verortet, gibt man sich selbst viel mehr Zeit, bei einer Überlegung zu bleiben, so haben wir das zumindest erlebt. Während man anfängt zu bauen und die Möglichkeit hat, sich an der festgelegten Auswahl an Steinchen festzuhalten, driftet man auch nicht ab und verliert sich nicht in noch mehr und noch mehr Gedanken. Eine der Grundregeln der Lego-Methode heißt tatsächlich: Fang an, zu bauen! Anpassen und nachjustieren kann man immer noch. Ein spannender Prozess, der bei uns zu folgendem Ergebnis führte:

 

Na, können Sie’s erkennen? Wie würden Sie dieses Kunstwerk interpretieren? 😉 Das schöne an der Lego-Methode ist auch, dass man sogar Wochen, nachdem man seine Antwort gebaut hat noch über die Ergebnisse sprechen kann, da man sich die Überlegungen, die man im Entstehungsprozess des Bauens hatte, nicht so schnell vergisst. Für uns steht an erster Stelle der Mensch. Interessanterweise war das sofort klar, als wir anfingen zu bauen: der erste Griff ging wie selbstverständlich zu dem kleinen blauen Männchen, das hier den Anfang eines mehr oder weniger linearen Prozesses bildet. Die erfolgreiche Einführung eines Digital Workplace beginnt bei den Menschen, bei jenen Personen, die den Digital Workplace schlussendlich auch nutzen sollen: wer sind sie? Was brauchen sie? Was bewegt sie? Wie kommunizieren sie? Um das gemeinsam herauszufinden, haben wir uns ein Ziel gesteckt, das hier mit einem pinken Fähnchen dargestellt wurde. Um das Ziel zu erreichen, wollen wir Gespräche führen, VertreterInnen von verschiedensten Nutzergruppen an einen Tisch holen und gemeinsam herausfinden, welche Bedürfnisse da sind, welche Kommunikationsprozesse vereinfacht werden sollen, wie Arbeitsprozesse verändert werden würden und was das für die jeweiligen Nutzergruppen bedeuten würde.

 

Was wir jedoch auch an diese Stelle besprechen würden wäre der Kulturwandel, der mit der Einführung eines Digital Workplace einhergeht. Diese Frage sollte unserer Meinung nach besprochen werden, bevor wir überhaupt zur Toolfrage kommen: Welche Werte werden im Moment in unserer Unternehmenskultur gelebt? Entspricht das immer noch den Vorstellungen des Managements und den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder soll hier ein Change Prozess eingeleitet werden, der durch eine offenere und transparentere Kommunikation und kollaborative Arbeitsweise unterstützt werden kann?

 

Haben wir dann unser Ziel erreicht, unser pinkes Fähnchen, wo geklärt wurde, wo das Unternehmen hin möchte, was man erreichen möchte mit der Einführung  eines Digital Workplace, kann es an die Umsetzung gehen. Schritt für Schritt wird der Digital Workplace technisch aufgesetzt, Use Cases erarbeitet, das Design wird festgesetzt. Erste Inhalte werden migriert und Pilotuser geschult – und all das in mehreren Durchläufen. Die Frage Warum? muss geklärt werden: Warum das Tool? Und warum ich? und die Antwort darauf kann für verschiedene User komplett anders aussehen. Den Einführungsprozess haben wir durch das rote, das grüne und die beiden blauen Legosteinchen dargestellt, Schritt für Schritt, Steinchen für Steinchen kommen wir dem grünen Fähnchen näher, dem Ziel, bis wann der Prozess abgeschlossen sein sollte.

 

Dann geht es zur vollständigen Adaption, zur Umstellung von alten Systemen auf das neue Enteprise Social Network: der grüne Meilenstein markiert diesen Moment. Es ist geschafft! In regelmäßigen Abständen sollten dann auch im fortlaufenden Betrieb wiederholte Bestandsaufnahme und Evaluierungen nicht vergessen werden, um auf Herausforderungen reagieren zu können, Erfolg in der Adaption zu messen und agil nachjustieren zu können.

 

Hätten Sie’s gesehen in den Legosteinen? Besonders spannend ist natürlich, dass die Fragen ganz individuell beantwortet wurden in ganz unterschiedlichen Lego-Kunstwerken, einmal mehr ein Zeichen dafür, dass zwar die Herausforderungen oft ähnlich oder sogar die gleichen sind, die Vorstellungen und Lösungsansätze, wie der Prozess erfolgreich gestaltet werden kann, dann doch sehr individuell ist – genauso, wie es auch die verschiedensten Impulse der Referenten der Konferenz gezeigt haben. Am Ende des Tages ist es entscheidend, auf jedes einzelne Unternehmen individuell einzugehen, die Herausforderungen und anfänglichen Hürden ernst zu nehmen und den Gesprächen und der Bestandaufnahme zu Beginn des Prozesses ausreichend Raum einzuräumen, um sich dann für eine zur Unternehmenskultur passenden Herangehensweise zu entscheiden und – wie mit den Legosteinen – einfach anzufangen.

 

Kerstin Schachinger unterstützt das Team von Pokeshot als Workplace Learning Beraterin. Ihre Erfahrungen als Trainerin in der Erwachsenenbildung und im Unternehmensbereich in Wien und Berlin kombiniert sie mit ihrer Liebe zur Contenterstellung, um zu den Themen Instructional Design, sowie Workshop- und Webinarmoderation zu beraten. Ihren linguistischen Hintergrund setzt sie zur Aufbereitung von komplexen Informationen in einfache Kommunikationshäppchen ein, um eine große Varietät an Zielgruppen bei der Gestaltung von effektivem Wissensmanagement zu unterstützen.

 

 

Nach seinem Wirtschaftsinformatik Studium zog es Patrick Fähling für den Aufbau des internationalen Geschäfts und die Beratung im Social Collaboration Umfeld einer deutschen Agentur für digitale Lösung nach London. Trotz der nähe zu Deutschland war es für ihn faszinierend, wie unterschiedlich die Geschäftskultur aufgestellt ist und lernte schnell, dass trotz ähnlicher Anforderungen die Art, wie Dinge kommuniziert und umgesetzt werden, unterschiedlicher nicht sein könnten. Die damit einhergehenden Erfahrungen kann er seit seiner Rückkehr nach Berlin im Jahr 2013 bei der Pokeshot als Head of Consulting zur Anwendung bringen und das Team tatkräftig im nationalen und internationalen Umfeld unterstützen.

 

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