Pokeshot GmbH

Lernen ist gut. Wissen ist besser.

Klingt erstmal banal, wird in dieser herausfordernden Zeit jedoch umso deutlicher. Viele Unternehmen sehen sich besonders mit folgenden Herausforderungen konfrontiert, um Ihre Existenz und und Arbeitsplätze zu sichern. 

• Durch häufigeres Homeoffice gestaltet sich die Organisation dezentraler.
• Dadurch sind Wissen und Kompetenzen sind geographisch verteilt. 
• Die Digitalisierung bedeutet eine Veränderung der Kommunikations-, Denk- und Arbeitsweise.

Warum „nur“ Lernen nicht mehr ausreicht? 

Zugegeben – ganz ohne Lernen und fachliche Ausbildungen geht es natürlich nicht. Bevor ein Beruf ausgeübt werden kann, müssen fachliche Grundvoraussetzungen geschaffen werden. Vor allem Berufe wie Arzt oder Ingenieur mit einem großen Anteil an Routinearbeit kommen nicht am formellen Lernen vorbei.

Nun aber zu den Aufgaben und Berufen, die ständig in „Bewegung“ sind. Beispielsweise Installateure und Monteure müssen laufend neue Systeme, Geräte, Technologien und entsprechende Prozesse verstehen und umsetzen können. Diese Mitarbeiter immer wieder analog oder mit einem Trainer auszubilden ist nicht nur kostspielig, sondern kann mit dem technologischen Wandel nicht mehr Schritt halten. Von den „Office-Workern“ ganz zu schweigen. Laut Studien beträgt hier der Anteil von Arbeiten, die „nicht-Routine“ sind heute mehr als 80% der Arbeitszeit. 

Und wenn etwas nicht Routine ist, wie soll man es dann lernen können? Dazu kommt die Informationsflut, die sich seit der Einführung der IT und des Internets und heute durch die moderne Digitalisierung ergibt.

Verfügbares Wissen verdoppelte sich seit 1982 alle 13 Monate. IBM gab Schätzungen ab, dass sich dieses im Jahr 2020 alle 12-13 Stunden verdoppelt.

Nun, das Jahr 2020 ist noch nicht vorbei, daher bleibt es vorab nur eine Mutmaßung. Meine persönliche Einschätzung fällt jedoch ähnlich aus. 

Lernen oder Wissen abrufen? 

Sie kennen vielleicht die Aussage der „Älteren“ über die heutige Jugend, die bei jedem Gesprächsthema zum Handy greift:

„Die Lernen ja überhaupt nicht mehr richtig. Die Lernen nur noch, wo es steht oder wo sie es finden!“

Nun stellt sich die Frage, ob das so falsch ist? Können Sie sie noch an wichtige Fakten erinnern, die Sie damals in der Schule gelernt haben was Sie für das Bestehen eines schulischen Tests brauchten, die Sie heute noch einsetzen müssen? Mir fällt, bis auf das, was ich für das soziale „Miteinander“ gelernt habe, wenig ein. Ihnen?

Täglich nutzen wir Suchmaschinen wie Google, um bestimmte Informationen zu finden. Laut einer Ausgabe der Wirtschaftswoche gibt es durchschnittlich 3,45 Milliarden Suchanfragen am Tag (Stand 2018). Allerdings, und das ist interessant für den heutigen Beitrag „86 Prozent schauen nur auf die 1. Google-Ergebnisseite“. …und, wie oft haben Sie auf der ersten Seite oder ohne großen Aufwand genau das gefunden, was Sie gesucht haben? Gerade wenn Sie den Namen eines Produktes oder einer Firma nicht genau kannten? Zugegeben, es gibt Möglichkeiten, die durch die richtige Kombination von Worten relativ schnell Ergebnisse eingrenzen. Und dann gibt es noch die Google Adwords, Anzeigen und die SEO Optimierung; auf die ein oder andere Weise von den Firmen bezahlt, die im Ergebnisranking oben stehen wollen, sorgt es für die Anzeige  

Unzugängliches Wissen kostet Unternehmen viel Geld 

Laut einem Bericht von McKinsey verbringen Mitarbeiter, speziell im Bereich der „Wissensarbeit“ (Office-Worker) ca. 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche und dem Sammeln von Informationen! Aktuell beträgt der monatliche Durchschnittslohn, und das auf alle Mitarbeiterprofile verteilt, inklusive Lohnnebenkosten € 3.763 (Quelle: Statista). Dementsprechend bedeuten 20% Suchaufwand im Schnitt € 752 pro Mitarbeiter pro Monat für das Suchen und Finden von Informationen.

Ein Mittelstandsbetrieb, sagen wir mit 1.000 Mitarbeitern, kann das Suchen und Finden von Informationen somit rechnerisch € 752.000 kosten. 

Ein Mittelstandsbetrieb, sagen wir mit 1.000 Mitarbeitern, kann das Suchen und Finden von Informationen somit rechnerisch € 752.000 kosten. 

Natürlich ist dafür entscheidend, wie viele Mitarbeiter konkret Routinearbeiten verrichten und somit weniger/keine Arbeitszeit für das Suchen und Finden von Informationen vergeuden. Auf der anderen Seite ist der Durchschnittslohn bei „Office-Arbeitern“ meist höher als der Durchschnitt. Ich habe zu der Verteilung „Produktions- vs. Office-Mitarbeiter“ aktuell keine Statistik zur Hand. Besser gesagt, ich konnte keine mit annehmbarem Zeitaufwand finden, wo wir wieder beim Thema wären.

Gehen wir aber einmal davon aus, dass im Deutschen Mittelstand, so, wie bei einigen unserer Kunden, der Anteil der Mitarbeiter in der Verwaltung, im Vertrieb, im Service, im Außendienst und im Management – also überall, wo wenig Routine herrscht – bei 30% liegt. Dies bedeutet, dass dann das Suchen von Informationen (relativ, je nach Profile der Mitarbeiter) eine Firma mit 1.000 Mitarbeitern gesamt € 227.780 pro Monat kostet. (durchschnittlicher Arbeitslohn von 300 Mitarbeitern x verbrauchte Stunden für das Suchen pro Monat).  

Reduziert man den Aufwand von 50% auf 10% der Arbeitszeit, bedeutet dies, dass Arbeitsleistungen im Wert von € 112.890 pro Monat frei werden, um die Performance zu steigern.  

Was bedeutet modernes Wissensmanagement? 

Oberste Priorität sollte somit sein, den Aufwand für das Suchen und Anwenden von Wissen zu reduzieren. Dabei ist das Wissen in Firmen oft vorhanden, steckt meist nur in Informationssilos; z.B.

• der klassischen Dateiablage,
• einem Lernmanagementsystem (wenn vorhanden) oder
• im bestem Fall in einem gut organisierten Intranet,
• in kollaborativem Systemen, wie Microsoft Teams oder anderen sozialen Firmennetzwerken,
• manchmal in weiteren Wikis oder sogenannten Knowledge-Datenbanken,
• oft aber eben auch in externen Quellen.

Allein die Aufstellung zeigt schon das damit verbundene Problem auf: 

Wissen liegt überall, aber ist selten dann verfügbar, wenn man es braucht („in the moment of need“).

Sowohl klassische Lernsysteme als auch die sogenannten „Enterprise Search Systeme“ haben sich kaum bewehrt und sind für den Deutschen Mittelstand, aufgrund von der damit verbundenen Kosten und dem internen Aufwand, nicht geeignet. Kollaborative Systeme, wie Microsoft Teams, SharePoint ablagen oder andere Enterprise Social Networks haben gezeigt, dass „Wissen auch digital gut geteilt werden kann“. Jedoch ist dies nur ein Teil der Lösung. 

Was sind die Erfolgsparameter für ein wirksames und ressourcenschonendes Wissensmanagement?

Einfach ausgedrückt: 

„Ein firmeninternes Google, das Mitarbeitern Wissen direkt am Arbeitsplatz einfach, schnell und relevant verfügbar macht und somit auch ad hoc Lernen unterstützt“ 

Dieses Wissensmanagement sollte mindestens folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. Existierende Inhalte (Content) müssen einfach und schnell – im Idealfall automatisch – einzubinden sein. 
2. Mitarbeitern wird relevantes Wissen durch eine smarte Indexierung (Titel, Texte, Tags, Metadaten; alles im Idealfall gruppen- bzw. profilspezifisch) so zur Verfügung gestellt, das Wissen zielgenau ausgespielt wird. 
3. Inhalte aus den verschiedenen Quellen werden in einer übersichtlich und einfach zu bedienenden Maske, oder arbeitsintegriert in tägliche operationelles Systeme (CRM, ERP, Digital Workplace etc.) eingebunden, gefunden und auch in diesem User-Interface angezeigt oder abgespielt (kein Systemwechsel) 

Ein persönliches Fazit 

Aus meiner Erfahrung denken viele Entscheider im Deutschen Mittelstand in diesen herausfordernden Zeiten daran, wie man existierende Ressourcen und Prozesse optimieren kann, um Kosten zu sparen. Dabei gleichzeitig den Umsatz hoch zu halten oder wieder zu steigern, ist ebenfalls ein Ziel. Häufig wird IT- oder Operationsleitung damit betraut, herauszufinden, was möglich ist. Lieferketten, Verkaufskanäle oder Absatzmöglichkeiten werden analysiert, um existierende Ressourcen besser zu nutzen. Interessanterweise beschränkt sich die Analyse oft nur auf die Technik und die Prozesse. Dabei wird eine der wichtigsten Ressourcen im Unternehmen außer Acht gelassen – nämlich das Wissen und die Menschen im Unternehmen. 

Um den langfristigen Erfolg zu sichern, sollten Firmen- und Mitarbeiterwissen optimal genutzt und die Mitarbeiter im Zuge der Digitalisierung ausreichend einbezogen werden.

Christian Müller, Chief Customer Success Officer bei Pokeshot

Möchten Sie nun Ihr eigenes Wissensmanagement wirksamer einsetzen, wissen aber nicht wie? Gerne unterstützen wir Sie dabei!

Alle oben genannten Parameter können wir mithilfe unseren smarten Wissensmanagement-Lösungen bei Pokeshot abdecken. Haben Sie Fragen oder möchten direkt einen Termin zum Expertendialog vereinbaren? Schreiben Sie uns gern an.

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