Pokeshot GmbH

 

Vor einigen Wochen wurden wir gebeten, unsere interne Kommunikation von Skype und E-Mail auf MS Teams umzustellen. Obwohl wir Berater für digitale Kommunikation sind, sind wir auch Menschen – und Menschen sind, von Natur aus, zögerlich gegenüber Veränderungen, zumindest anfangs. (Übrigens, kennen Sie die Geschichte „Who moved my cheese?“) Wir müssen uns mit neuen Funktionalitäten auseinandersetzen, herausfinden, welchen Mehrwert uns das Tool bietet, und dann müssen wir natürlich unsere täglichen Arbeitsgewohnheiten ändern. Mit MS Teams konnte ich all diese Schritte in nur einer Woche bewältigen – und jetzt möchte ich es nicht mehr anders haben.

 

Ich gebe oft Schulungen zum Thema „Einsatz von Unternehmenskommunikationstools“ – und eines meiner Lieblingsthemen ist die kontextualisierte Kommunikation. Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, was ich damit meine, möchte ich Ihnen zwei Beispiele aufzeigen:

 

Vor einigen Jahren arbeitete ich in einem Umfeld, in welchem wir E-Mail nur als Mittel zur externen und internen Kommunikation nutzten. Jeden Tag kam ich ins Büro, zog meine Jacke aus, holte mir eine Tasse Kaffee, setzte mich an den (stationären) Computer, schaltete ihn ein, holte tief Luft – und fing an, all die ungelesenen E-Mails durchzulesen, die sich seit dem Tag zuvor angesammelt hatten. Montags war es natürlich am schlimmsten, da die Leute über das Wochenende natürlich Zeit hatten, eine Menge E-Mails zu schicken. „Arbeit“ war nichts anderes mehr, als alle E-Mails einzeln der Reihe nach zu lesen und zu entscheiden, ob sie sofort oder später beantwortet werden sollten. Diese Tätigkeit nahm mir all meine Energie und auch all meine Begeisterung für die Themen, an denen ich eigentlich hätte arbeiten müssen.

 

„Arbeit“ war nichts weiter als das Lesen und Beantworten von E-Mails geworden.

 

Warum hat das so viel Zeit und Energie gekostet? E-Mail-Posteingänge arbeiten linear. Sie können E-Mails eine nach der anderen öffnen. Jedes Mal, wenn Sie dies tun, müssen Sie zuerst den Kontext verstehen: Wer ist der Absender? Was ist das Thema der Nachricht? Was will die Person (Kunden oder auch Kollege) von mir? Der einfache Akt der Kontextualisierung dauert im besten Fall ein paar Sekunden, manchmal auch ein paar Minuten. Meistens werden in jeder E-Mail gleich mehrere Themen angesprochen. Wir haben nicht die Möglichkeit, die Themen einzeln zu beantworten, denn wir haben Gefühl, dass wir auf alles eine Antwort haben sollten, bevor wir tatsächlich auf „Senden“ klicken können.

 

Jedes Mal, wenn wir eine E-Mail öffnen, brauchen wir etwas Zeit, um den Kontext zu verstehen.

 

So verbringen wir Stunden vor halbgeschriebenen E-Mail-Entwürfen, einschließlich der Unterbrechungen im Arbeitsalltag – wie z. B. Anrufe oder Kollegen, die vorbeikommen, uns Fragen stellen und uns Aufgaben geben. Ich wusste keinen anderen Weg, deshalb konnte ich die Situation auch nicht ändern. Ich fühlte mich festgefahren – und obwohl meine Freunde mir sagen, dass ich eine sehr begeisterungsfähige Person bin, wenn es um Themen geht, die mich interessieren, verlor ich jeden Enthusiasmus und war der Meinung, ich müsste die Tatsache akzeptieren, dass es nun mal so ist, wie es ist – das Büroleben.

 

Ich verlor all meine Begeisterung und dachte, ich müsste akzeptieren, dass es nun mal so ist, wie es ist – das Büroleben.

 

Jetzt das zweite Bild: 2018. Ich komme zur Arbeit, hole den Laptop aus dem Schrank, gehe zu meinem Schreibtisch und sehe nach, was ich seit gestern verpasst habe. Ich bin neugierig auf Updates von meinen Kollegen und schaue mir die MS-Teams-Kanäle an, die fett markiert sind – ein Zeichen dafür, dass es in diesen neue Aktivitäten gegeben hat. Ich sehe, dass mein Kollege Patrick gestern ein gutes Treffen mit einem Kunden hatte und finde diese Informationen unter Team „Consulting“ und Kanal „Customer X“. Ich gebe dafür ein „Like“ – eine Möglichkeit, nonverbales Feedback zu geben, das Patrick zeigt, dass ich sein Update gesehen habe. Ich sehe auch, dass unser Geschirrspüler kaputt ist – diese Informationen finde ich im Team „Pokeshot All“ und dort im Kanal „Office Berlin“. Die Namen der Teams und Kanäle verraten den Kontext sofort und ich bin es, der die bewusste Entscheidung trifft, sich zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem bestimmten Thema zu beschäftigen.

 

Ich bin neugierig auf Updates von meinen Kollegen.

 

Das meine ich also, wenn ich von kontextualisierter Kommunikation spreche. Heute Morgen wartete kein riesiger Stapel E-Mails auf mich, die möglicherweise gute oder schlechte Überraschungen enthielten. Nein, ich war es, der mehr herausfinden wollte, da ich sah, dass es in diesen Kanälen Aktivitäten gab. Indem ich sie anklickte, traf ich die Wahl, mich mit dem jeweiligen Kontext auseinanderzusetzen. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber für mich ist das eine große Motivation und mir macht die Arbeit so viel mehr Spaß!

 

Ich habe auch meine Kollegen gefragt, was sie von dieser Veränderung halten. Das haben sie gesagt:

 

Linda, unsere Produktownerin für SmarterPath:

Innerhalb der wenigen Tage, in denen ich „Teams“ jetzt einsetze, sehe ich bereits drei klare Stärken im Vergleich zu Skype:

1. Ich liebe die Antwortfunktion! Endlich folgen die Diskussionen einer Logik – und wir haben das Chaos aus parallel laufenden Diskussionen innerhalb eines Kanals beseitigt.

2. Kein lästiges Suchen nach freigegebenen Inhalten mehr: Bilder und Dokumente werden automatisch in einem Ordner auf unserem SharePoint gespeichert.

3. Videochat und Screensharing funktionieren reibungslos: Meine Kollegen sehen wieder mehr als nur ein paar Pixel.

 

Ingo, unser Experte für Datensicherheit, der auch die Kosten im Blick hat:

 

Im Gegensatz zu Skype ist MS Teams ein geschlossenes System, das zentral verwaltet werden kann. Office-365-Administratoren können Berechtigungen individuell verwalten und Teamleiter können ihre Teams nach ihren eigenen Vorstellungen und Anwendungsfällen gestalten und verwalten. Gleichzeitig wird die tägliche Arbeit durch das Zusammenspiel von SharePoint und OneDrive sowie die Individualisierung durch Add-ons unterstützt. Während die Datenschutzbestimmungen in Skype unzureichend sind, verspricht Microsoft für die gesamte Office-365-Suite eine strenge Verschlüsselung und Einhaltung der EU-Vorschriften. Durch den Wechsel zu MS Teams verbessern wir das Kosten-Nutzen-Verhältnis unserer Abonnements.

 

Jetzt sind wir natürlich neugierig auf Ihre Erfahrungen: Haben Sie Alternativen zur E-Mail ausprobiert, wenn es um digitale Kommunikation geht? Was hat Ihnen daran gefallen – und sind Sie auf Herausforderungen gestoßen? Wie hat sich das auf Ihre tägliche Arbeit ausgewirkt? Sharing is caring! Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

 

 

Die Autorin

Kerstin Schachinger unterstützt das Team von Pokeshot als Workplace Learning Beraterin. Ihre Erfahrungen als Trainerin in der Erwachsenenbildung und im Unternehmensbereich in Wien und Berlin kombiniert sie mit ihrer Liebe zur Contenterstellung, um zu den Themen Instructional Design, sowie Workshop- und Webinarmoderation zu beraten. Ihren linguistischen Hintergrund setzt sie zur Aufbereitung von komplexen Informationen in einfache Kommunikationshäppchen ein, um eine große Varietät an Zielgruppen bei der Gestaltung von effektivem Wissensmanagement zu unterstützen.

 

 

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